Metoda 5S – dlaczego jest dobra na początek? Opinia Eksperta

18-07-2018

5S jest jednym z podstawowych narzędzi Lean Manufacturing i Lean Management, gdyż wiąże się bezpośrednio z prawidłową organizacją środowiska pracy oraz doskonaleniem kultury organizacyjnej przedsiębiorstwa, jak również – pozwala na zwiększenie stabilności procesów. Z tego też powodu 5S traktowane jest bardzo często jako kluczowa technika Lean Management, wdrażana w firmach produkcyjnych i usługowych jako jedna z pierwszych, gdyż stanowi podstawę do wdrażania innych bardziej zaawansowanych narzędzi.

Niemal wszyscy menadżerowie zajmujący się optymalizacją procesów produkcyjnych uznają wartość zorganizowania stanowisk roboczych zgodnie z założeniami 5S. Pozwala to nie tylko ograniczyć straty związane z poszukiwaniem narzędzi czy dokumentacji, ale również poprawia przejrzystość na stanowisku pracy oraz pokazuje dotąd niezidentyfikowane problemy.
Bywają opinie mówiące, że wcale nie od tej metody należy zaczynać działania optymalizacyjne. Wręcz przeciwnie – pierwszym krokiem powinno być całościowe spojrzenie na procesy, by wiedzieć od czego należy rozpocząć działania optymalizacyjne a tym samym uniknąć pochopnego usprawniania.
Przekonanie to jest po części słuszne. Usprawnianie przypadkowych miejsc, jest stratą. (O tym pisałem w artykule: „Czy polowanie na straty ma sens?” https://www.linkedin.com/pulse/czy-polowanie-na-straty-ma-sens-michal-ziemann/). Jednak jeżeli patrzymy na optymalizacje w szerszej perspektywie czasowej i naszym celem jest tworzenie kultury ciągłego doskonalenia w naszej organizacji warto zastanowić się nad zastosowaniem nieco innego podejścia.

5S jako narzędzie, w krótkiej perspektywie jest często deprecjonowane i spłycane do wyrzucenia wszystkiego co niepotrzebne i poukładania całej reszty, tak aby była łatwo dostępna dla użytkownika oraz łatwa w ocenie – czy mam wszystko czego potrzebujemy. Doskonale, jeśli zostaną dopracowane sposoby utrzymania nowej organizacji. Od strony technicznej jak i działań, które należy podjąć. Jednak wdrożenie 5S w długiej perspektywie jest daleko trudniejsze i znacznie ważniejsze. Ma ono stanowić fundament pod budowanie dalszych bardziej skomplikowanych narzędzi i przygotować załogę do zaakceptowania zmian i zbudowanie w zespole poczucia realnego wpływu na funkcjonowanie i organizację swojego obszaru.
5S wymaga podjęcia kilku kluczowych zadań, jeśli myślimy o trwałej zmianie sposobu pracy w naszej firmie. Poza wyklejaniem, opisywaniem i wyrzucaniem zbędnych rzeczy, czy wdrożeniem standardów, powinniśmy pokazać zaangażowanym pracownikom, że oprócz „wystroju” hali zmienia się także rola pracujących tam osób. Po zmianie podejścia do organizacji pracy zmieni się podejście kierownictwa i rola osób korzystających z obszarów objętych zmianami.

5S Metoda Loss Prevention

Oto kilka pomocnych rad dla przełożonych:

1. Przekonuj i pokazuj osobom z poszczególnych obszarów, że mogą sami wpływać na kształt i sposób organizacji swojego stanowiska. To od nich zależy, jak będzie zorganizowane stanowisko, przy którym spędzają 8 godzin dziennie – codziennie. Pytaj „Coś Ci przeszkadza? Porozmawiaj o tym z kolegami i zmieńcie Wasze stanowiska tak jak Wam będzie wygodnie w ramach ogólnozakładowych standardów (kolorów, sposobów oznaczeń itp.)”.

2. Jeśli pracownik poprosi o Twoją akceptację zapytaj, czy uzyskał już zgodę innych użytkowników. Spowoduje to, że nie zostanie sam podczas wdrożenia. Zachęcaj pracowników do zgłaszania swoich potrzeb. Zadbaj o odpowiednie relacje pomiędzy pracownikami a menadżerem. Twoje wsparcie sprawi, że pracownicy staną się samodzielni, odpowiedzialni oraz kreatywni. Sprawna komunikacja ułatwi takie rzeczy jak, np. kontakt z mechanikiem, który przewiesi półkę, na którym będą miały być poukładać narzędzia czy wieszaki na komponenty w trakcie obróbki.

3. Naucz się dostrzegać i reaguj na nieefektywne rozwiązania czy rozmieszczenia elementów lub materiałów. Zachęcaj do zmian na stanowiskach. Zamiast mówić, jak to należy poprawić, zapytaj pracowników, jakie mają pomysły na zmiany.

4. Dostrzegaj i nagradzaj dobre pomysły pracowników. Osoby aktywne i dostrzegające nieefektywności i proponujące nowe rozwiązanie często mają potencjał, który można rozwijać.
5S jest oczywiście narzędziem do organizacji miejsca pracy, ale również ma bardzo ważną rolę do odegrania na wstępnym etapie wdrażania filozofii ciągłego usprawniania w przedsiębiorstwie. Przygotowuje zespół do dostrzegania, reagowania i realizowania zmian pozwalających krok po kroku poprawiać swoje otoczenie, a w efekcie całą firmę. Przełożonych zaś uczy wrażliwości na pomysły pracowników i realnego wspierania autorów w realizacji zgłoszonych pomysłów.

 

Autor: Michał Ziemann – Dyrektor Zespołu Ekspertów – Produkcja